Τα δημόσια αρχεία αποτελούν το συντριπτικό όγκο του υλικού και την κυρίως αρμοδιότητα των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.).

Δημόσια Αρχεία, σύμφωνα με τις διατάξεις του νέου Ν.4610_2019 (βλ. άρθρο 161) των Γ.Α.Κ., χαρακτηρίζονται τα αρχεία που παράγο­νται από την ανώτατη πολιτειακή ηγεσία, όπως την Προ­εδρία της Δημοκρατίας, από τον Πρωθυπουργό, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς και τη Γενική Γραμμα­τεία της Κυβέρνησης, Γενική Γραμματεία Συντονισμού Κυβερνητικού Έργου, τα Υπουργεία, τις Δημόσιες Υπηρε­σίες, τις Δικαστικές Αρχές, τα Νομικά Πρόσωπα Δημόσιου Δικαίου, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τα Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου, καθώς και τους λοι­πούς οργανισμούς και επιχειρήσεις, που εμπίπτουν στο δημόσιο τομέα, τα ληξιαρχεία, τα συμβολαιογραφεία, τα υποθηκοφυλα­κεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, τα ιδρύματα του Από­δημου Ελληνισμού.

Τα δημόσια αρχεία διακρίνονται στις ακόλουθες κατηγορίες:

α) Ενεργά, τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, των μαρτυριών και των εγγράφων που χρη­σιμοποιούνται καθημερινώς για τη διεκπεραίωση των τρεχουσών υποθέσεων μιας υπηρεσίας, οργανισμού ή φορέα και διατηρούνται στον τόπο παραγωγής τους.

β) Ημιενεργά, τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων, που αν και έχουν πάψει να θεωρούνται ενεργά, σύμφωνα με την περίπτω­ση α΄, δεν μπορεί να υποστούν εκκαθάριση διότι δεν έχει λήξει ο χρόνος διατήρησης, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει. Τα Γ.Α.Κ. παρα­κολουθούν τα ημιενεργά αρχεία ως προς την καλή τους τήρηση από την υπηρεσία παραγωγής τους.

γ) Ανενεργά, που περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκ­μηρίων, μαρτυριών και εγγράφων ο χρόνος διατήρησης των οποίων έχει λήξει, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει, και δεν έχουν πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα για τον φορέα παραγωγής τους. Τα Γ.Α.Κ. παραλαμβάνουν υποχρεωτικά τα ανενεργά αρχεία από τον φορέα παρα­γωγής τους, μετά τη διαδικασία εκκαθάρισης και δια­τηρούν το δικαίωμα της περαιτέρω επεξεργασίας τους.

δ) Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας, που περι­λαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων τα οποία ανεξάρτητα από την παλαιότητά τους, εξακολουθούν να παραμένουν ενεργά. Εφόσον παρέλθει τριακονταετία από την παραγωγή τους, τα Γ.Α.Κ. μεριμνούν ώστε να παραλάβουν ψηφιοποιημένα αντίγραφα. Τα αρχεία της κατηγορίας αυτής κατατίθενται υποχρεωτικά στα Γ.Α.Κ. μετά την πάροδο εξήντα (60) ετών από το χρόνο παραγωγής τους.

Αν τα Γ.Α.Κ. διαπιστώσουν, ύστερα από καταγγελία ή αναφορά, ότι η διατήρηση των δημόσιων αρχείων από τους φορείς παραγωγής τους είναι πλημμελής ή ότι η πρόσβαση του κοινού σε αυτά είναι δυσχερής, μπορεί να ζητήσουν την άμεση κατάθεση των συγκεκριμένων αρχείων στις υπηρεσίες τους.

Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών που ψηφιο­ποιούνται ή μεταφέρονται σε άλλο υλικό υπόστρωμα, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας, κατατίθενται στα Γ.Α.Κ., με ευθύνη του υπαλλήλου συνδέσμου της παρ. 3 του άρθρου 193.